¿Cómo elijo las unidades de coste al imputar un gasto?

Al terminar el proceso de captura del documento, el usuario debe pulsar sobre el campo ubicado a la derecha en “Unidad de coste”.

Ahora aparecerá una pantalla donde aparecerán únicamente las unidades de coste “Favoritas” o más utilizadas del usuario (Es posible que no aparezca ninguna). En esta pantalla en la esquina superior derecha el usuario deberá pulsar sobre el “+” para abrir la siguiente pantalla donde aparecerán todas las unidades de coste que el usuario tiene asignadas.

Si no aparece ninguna, deberá ponerse en contacto con su administrador.

¿Cómo se puede crear, borrar y editar unidades de coste?

Desde el menú de Administración > Gestión de unidades de coste. Se pueden realizar estas gestiones.

Para crear una nueva unidad de coste bastará con hacer “Clic” derecho sobre la carpeta raíz de las unidades de coste.

Consiste en una estructura arbórea, por lo que también es posible crear tanto unidades de coste como agrupaciones de las mismas.

¿Cómo configuro las formas de pago particulares para los empleados?

Desde el menú de Administración > Configuración del Sistema > Configuración de formas de pago nos aparecerá la pestaña “Formas de pago particulares del empleado”.

Seleccionando esta pestaña nos aparecerá una tabla con un pequeño filtro donde podremos buscar a los empleados correspondientes, pinchar sobre ellos y crear, editar o eliminar las formas de pago para este usuario en una tabla que aparecerá justo a la derecha de la tabla de empleados.

¿Cómo puedo cambiar el idioma de la aplicación?

El idioma de la APP dependerá directamente del idioma configurado en el dispositivo móvil. Actualmente sólo existen los idiomas españoles e inglés. *Si el dispositivo está configurado en catalán la APP aparecerá en inglés.

¿Cómo activo mi usuario?

Debe haber llegado un enlace de vinculación al correo electrónico utilizado para dar de alta el usuario. Este link caducará a las 24h. Si el usuario no lo ha recibido o el link ha caducado se deberá reenviar desde el menú de Administración > Gestión de usuarios.

¿Por qué no puedo capturar documentos con la aplicación?

Es posible que el usuario no disponga del rol de “Empleado” configurado en la web que le da el permiso necesario para empezar a capturar documentos desde la APP móvil.

Deberá ponerse en contacto con su administrador para que le añada este permiso.

¿Por qué me ha enviado el sistema de Exaccta un email de error?

Exaccta remite este tipo de informes automáticamente al detectar un cierre inesperado de la APP con su usuario.

¿Cómo puedo saber si un documento está ya sincronizado?

Los documentos con las “flechas” en gris indican que el documento no ha logrado sincronizarse con el servidor.

Si el documento no se ha sincronizado, lo más probable es que tenga mala conexión a internet.

Asegúrese de que tiene buena conexión a internet o si dispone de Wi-Fi si ha activado en el menú de Ajustes la opción de “sincronizar solo con Wi-Fi”.

¿Cómo puedo generar una nota de gastos?

Desde el menú de “Notas de Gastos” en la esquina superior derecha aparece el icono “+” para generar Notas de Gastos con los documentos que tenga sincronizados y aún no estén asociados a otra Nota de Gastos.

¿Cómo capturar un gasto con CIF extranjero?

Para poder capturar un gasto con un CIF extranjero debes elegir una naturaleza de gasto que haya sido configurada para ese fin.

Por favor contacta con el administrador de tu empresa para que él te indique que naturaleza está habilitada para ese fin.

¿Cómo puedo editar una nota de gastos?

Desde el detalle de la nota de gastos en el dispositivo móvil. En la esquina superior derecha encontrará el botón “Editar” > Editar Nota de gastos.

En esta nueva pantalla se podrán añadir nuevos documentos a la nota de gastos o desvincular documentos asociados a la misma.

Sólo es posible cuando la nota de gastos se encuentra en estado “Enviada”.

¿Cómo puedo editar un documento?

Desde el detalle del documento que desea editar. En la esquina superior derecha se encuentra el botón “Editar” > Editar documento.

Aparecerá una nueva pantalla con diferentes campos editables. Solo es posible si el documento se encuentra en estado “Pendiente”, “Aprobado” o “Rechazado”.

¿Cómo puedo reestablecer mi contraseña?

Desde esta dirección:

https://www.exaccta.com/es/recover_access

Debe incluir el correo con el que se dio de alta y le llegara un e-mail para reestablecer la contraseña.

¿Alguna incidencia con una Nota de Gastos creada automáticamente?

Ponte en contacto con soporte@exaccta.com

No veo la cámara y no puedo registrar nuevos gastos

Deberá ponerse en contacto con su administrador. Es posible que no le hayan asignado el rol de empleado.

¿Por qué no me liquidan mis gastos?

Póngase en contacto con su administrador o responsable financiero. Exaccta realiza la gestión de sus Notas de Gastos, pero no las abona.

No deja editar un documento Revisado, Procesado o Pagado

Esto no es posible en el sistema. Los documentos en estado revisado, procesado o pagado no se pueden ya editar por el empleado.

¿Por qué me rechaza un CIF en una factura nominativa?

Los CIFs que se incluyan en las facturas nominativas deberán ser únicamente del mismo país donde tributa la empresa y serán validados por un algoritmo facilitado por la AEAT.

En caso de que sea rechazado comprobar que el CIF sea correcto y ponerse en contacto con soporte@exaccta.com.

¿Soy aprobador y no veo los documentos de uno de mis empleados, a qué se debe?

Es posible que el empleado no esté correctamente configurado en la empresa y que pertenezca a otro “Grupo de aprobación” o no pertenezca a ninguno.

Deberá ponerse en contacto con su administrador para que añadan al empleado a su grupo de aprobación.

¿Por qué se le ha rechazado un documento automáticamente a un empleado?

El sistema puede rechazar algún documento si este detecta alguna incidencia en este.

El usuario deberá editar el documento y corregirlo para que vuelva a estado pendiente y pueda realizar la revisión normalmente.

¿Cómo funcionan los Anticipos en Xpens?

Para poder pedir anticipos hay que generar un documento tipo Provisión de fondos. A nivel contable funciona como un dinero anticipado al empleado por parte de la empresa con lo que hasta que se justifique su gasto con sucesivos gastos contara como dinero que debe el empleado a la empresa.

¿Cómo puedo dar de alta, baja o recuperar un usuario?

Desde el menú de Administración > Gestión de usuarios se pueden realizar estas gestiones.

¿Cómo puedo configurar los excesos de política de gastos?

Desde el menú de Administración > Configuración del Sistema > Configuración de las políticas de gastos.

¿Cómo puedo añadir formas de pago a un empleado?

Desde el menú de Administración > Configuración de las formas de pago > Formas de pago particulares del empleado.

¿Cómo puedo configurar los grupos de aprobación para que le lleguen las notificaciones de nuevas notas de gastos al financiero/aprobador?

Desde el menú de Administración > Configuración del Sistema > Configuración de los grupos de aprobación > “Envío e-mail de Revisión a los financieros”.

Los e-mails a aprobadores están habilitados por defecto, para cambiar esta configuración deberá ponerse en contacto con soporte@exaccta.com

¿Cómo puedo ver documentos de empleados dados de baja?

Los documentos de los usuarios dados de baja en la herramienta seguirán siendo visibles y descargables en todo momento.

¿Cómo puedo cambiar el modo de aprobación de las unidades/centros de coste?

Desde el menú de Administración > Configuración del Sistema > Configuración de las unidades de coste se puede configurar el “Modo de aprobación”.

Una vez configurado, si requiriese una configuración de aprobadores manual, se deberá hacer “Click” derecho en los centros de coste en el menú de Administración > Gestión de unidades de coste. “Asignar aprobador a la unidad de coste”.