Aumentar facturación y reducir costes a través de las herramientas digitales: retos para las pymes españolas en 2023 – parte II
En el post anterior vimos como en el dinámico entorno empresarial actual, en el que la tecnología avanza más y más rápido, las pequeñas y medianas empresas (pymes) en España se enfrentan a una serie de desafíos para asegurar su crecimiento sostenible. Estos retos fueron recogidos recientemente por BBVA y BtoB Livebrands en su estudio "Tomando el pulso a las pymes", el cual analiza las preocupaciones y perspectivas de las pymes españolas en el año 2023.
El informe revela que los mayores retos mencionados por estas empresas son el crecimiento en tamaño y facturación, citado por el 42,5% de las pymes encuestadas, y el control de la subida de costes, mencionado por el 40,6% de ellas. Además, adaptarse a los cambios en el mercado y en las demandas de los clientes, así como abrir nuevas líneas de negocio, son otros desafíos destacados por el 25% y 20% de las pymes, respectivamente. Nuestras empresas también están dispuestas a mejorar y fortalecer diferentes aspectos de sus modelos de negocio para convertir los desafíos en oportunidades. El informe revela que el 34,1% de las pymes busca mejorar sus estrategias de marketing, el 32,7% establecer nuevas estrategias de negocio, y el 30,4% aspira a comprender mejor las necesidades de los clientes.
En este post vamos a entrar de lleno en las conclusiones de este informe tan relevante para las empresas y entender cómo la apuesta sostenida por una transformación digital es la llave para impulsar los negocios.
¿Cómo controlar los costes?
Para alcanzar el crecimiento deseado, las pymes buscan, lógicamente, aumentar su tamaño y facturación.
Pero en este post nos vamos a centrar en el otro desafío clave para las pymes es decir controlar la subida de costes, algo que está especialmente de actualidad por la reciente entrada de nuestra economía en un periodo sostenido de inflación después de años de un entorno en el que casi nos acostumbramos a no tener inflación.
Es en este punto donde la digitalización y la tecnología entran más claramente en juego, pues este tipo de soluciones contribuyen a aumentar la efectividad de los equipos, automatizar procesos manuales y brindar una visibilidad integral sobre los costes de la empresa. De este modo, las pymes podrán no solo optimizar su rendimiento, sino aprovechar al máximo sus recursos y lograr un crecimiento sostenible sin incurrir en costes adicionales o incluso reduciéndolos en áreas específicas.
Para lograr este objetivo, el uso de sistemas automatizados es imprescindible para optimizar al máximo los procesos. Al brindar una visión detallada de todos los costes de la compañía, los empresarios podrán tener un control más efectivo que les permitirá tomar decisiones basadas en datos y no en sensaciones o estimaciones.
Esto ayuda a las pymes a identificar áreas donde se pueden reducir costes sin comprometer la calidad o eficiencia de sus operaciones, lo que contribuye a mantener la rentabilidad y afrontar los desafíos económicos actuales
El control de los gastos
Un coste no menor para cualquier empresa es el gasto que realizan sus empleados. Dependiendo del sector de actividad los gastos de viaje, manutención y representación representan un elemento importante dentro de los costes de las empresas:
- Las aseguradoras a través de sus redes de vendedores de seguros
- Las farmacéuticas con sus equipos de visitadores médicos
- Las compañías que realizan trabajos de ingeniería y mantenimiento con sus técnicos
- Las distribuidoras y compañías con equipos comerciales en general
- Todas las compañías con sus directivos
En los últimos años han surgido sistemas digitales para la captación y digitalización de los tickets y facturas de gastos. Estos sistemas contribuyen a un control mucho más preciso de dichos gastos además de permitir grandes ahorros de recursos tanto a las empresas como a sus usuarios.
Una de las pioneras en este ámbito en España fue Exaccta, constituida en 2016, que acaba de lanzar al mercado una nueva tecnología puntera bajo una nueva propiedad... Veamos algunas aplicaciones prácticas de la nueva tecnología de Exaccta relacionadas con el control de los gastos pero yendo incluso más allá.
Compliance y prevención de fraudes y errores
Los datos son captados automáticamente por el sistema ICR (Intelligent Character Recognition) de la app de Exaccta, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente y reduciendo el riesgo de errores. El sistema es programable para impedir subir gastos de un valor o tipo que no respete la política de gastos de la empresa, y se puede aplicar de forma distinta a cada empleado.
Eliminación del papel
Exaccta cumple con la legislación en España, Portugal, Francia e Italia para que las fotos realizadas con su app sean reconocidas por las respectivas agencias tributarias como documentos oficiales, permitiendo a los usuarios desechar el ticket o factura tras capturarlos con el móvil.
Adaptación a las necesidades de cada empresa
Exaccta es un software totalmente flexible de cara a los procesos internos de las empresas. Se adapta como un traje a medida a las necesidades de gestión de gastos de cada grupo empresarial, departamento o grupo de empleados. Se considera una de las soluciones más avanzadas del mercado para empresas con procedimientos de gestión complejos.
Conciliación de gastos entre departamentos, proyectos y proveedores
Todos los gastos provenientes de distintos proveedores y que corresponden a distintos proyectos o clientes se pueden conciliar fácilmente dentro de la plataforma de Exaccta. Agencia de viajes, empresas de taxi, servicios de freelance, etc…
Compatibilidad con todos los ERPs del mercado
La integración de Exaccta con los programas informáticos de cada empresa se hace de manera sencilla a través de su API nativa, o generando un conector específico para las empresas que tienen ERP propio. El usuario también puede controlar todos los movimientos directamente desde el cuadro de mando de Exaccta.
Visibilidad y Control en tiempo real
Tanto el usuario como el supervisor tienen acceso en tiempo real a todos los gastos reportados, pendientes, aprobados o rechazados. El usuario sabe en todo momento el estado de los gastos que reporta, y el supervisor tiene control sobre todos los aspectos de generación y reembolso de gastos.
Como se ha visto Exaccta con su tecnología “state-of-the-art" representa un aliado perfecto para cualquier empresa que quiera llevar un control más exhaustivo y ordenado de los gastos generados por sus empleados. Estos mismos empleados (usuarios de la app) se convierten en paralelo en los máximos beneficiarios de la adopción de la tecnología de Exaccta por sus empresas.