Cómo la digitalización de facturas está revolucionando la contabilidad
El trabajo de contabilidad ha mejorado exponencialmente con la digitalización de facturas, un proceso que transforma datos de documentos físicos o en formatos no electrónicos en archivos digitales accesibles. Este método no solo implica escanear papel, sino convertir la información en formatos electrónicos manipulables e integrables en sistemas de gestión empresarial.
Es por esto que, en este post de blog de Exaccta, analizaremos cómo la digitalización de facturas está revolucionando la contabilidad.
¿Qué es la digitalización de facturas?
La digitalización de facturas es el proceso de convertir documentos físicos o en formatos no electrónicos en archivos digitales accesibles. Este proceso incluye la captura, conversión y almacenamiento de la información de facturación en un entorno digital. No se trata solo de escanear documentos, sino de transformar datos en formatos electrónicos fácilmente integrables en sistemas de gestión empresarial.
Ventajas de digitalizar facturas
Este proceso cuenta con numerosas ventajas, las cuales tienen un impacto directo en la eficiencia operativa y financiera de cualquier empresa. Entre los principales beneficios encontramos:
- Ahorro de tiempo y recursos
- Reducción de errores
- Acceso instantáneo y compartido
- Mejora en la toma de decisiones
- Cumplimiento normativo y seguridad
- Sostenibilidad ambiental
¿Cómo digitalizar tus facturas?
El proceso de digitalización de facturas implica seguir pasos específicos, cumplir con ciertos requisitos y emplear herramientas concretas.
El proceso inicia siempre con la captura o el escaneo de las facturas, ya sea para pasarlas del papel al formato digital o cargando aquellas que ya vienen emitidas de esta forma. Acto seguido, se deberá llevar a cabo el llamado proceso de extracción de datos, a través de herramientas como el lector OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para extraer información clave como fechas, importes y detalles; para, posteriormente, guardar todas las facturas digitalizadas en un sistema de gestión documental ordenado que asegure su accesibilidad y seguridad.
Entre los requisitos que debes tener siempre presentes figuran la posesión de herramientas especificas para la digitalización de facturas, tanto en términos de software como de hardware, contar con acceso a Internet para utilizar las herramientas de almacenamiento en la nube (cloud), así como contar con políticas y medidas de seguridad pertinentes para garantizar la protección de información sensible.
Tecnología OCR
Las herramientas para digitalizar facturas son muy diversas, y van desde software específicos o plataformas de gestión de documentos, que permiten organizar y acceder fácilmente a las facturas digitalizadas, hasta la ya mencionada tecnología OCR.
Esta herramienta es fundamental en la digitalización de facturas, ya que convierte texto impreso o escrito en formato digital editable, permitiendo extraer automáticamente los datos de las facturas. Con OCR, se pueden extraer fechas, nombres, importes y números, agilizando la captura de datos y mejorando la precisión de los registros contables. Además, se integra con sistemas de gestión empresarial, facilitando la transferencia de datos a plataformas o software.
En el caso de Exaccta a nuestro OCR incorporamos la inteligencia artificial lo que nos permite conseguir un nivel de corrección en la captación de los datos del 99% cuando muchos de nuestros competidores no superan el 70%. En cualquier caso, para ese posible nivel de error del 1%, el propio usuario al repasar los datos que le devuelve nuestra app, detecta con facilidad el posible error de lectura y lo puede corregir manualmente lo que eleva el nivel de precisión de nuestra app al 100%.
Digitalización de facturas vs. Factura electrónica
En última instancia, es importante diferenciar entre la digitalización de facturas y la factura electrónica. En el primer de los casos, hablamos del proceso de convertir documentos físicos o en formatos no electrónicos a archivos digitales, permitiendo el almacenamiento y acceso cómodo a las facturas; mientras que en el segundo nos referimos al documento digital con validez legal que cumple con estándares específicos y utiliza una firma electrónica, permitiendo su emisión, recepción y almacenamiento en formato electrónico sin necesidad de impresión.
En definitiva, podemos afirmar que la digitalización de facturas está transformando la contabilidad al automatizar procesos, reducir errores, mejorar el acceso y la seguridad de los documentos, y contribuir a la sostenibilidad ambiental. Integrar herramientas como la tecnología OCR y software especializado no solo optimiza la gestión de facturas, sino que también impulsa la eficiencia y la competitividad de las empresas en un entorno cada vez más dinámico y exigente. Si quieres conocer más al respecto, no dudes en contactar con nosotros para conocer todo lo que Exaccta puede hacer para mejorar la eficiencia y la operativa diaria de tu empresa.