La revolución de la gestión de gastos Cloud: acceso y control dondequiera que estés
La gestión de gastos es una parte esencial de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector. Este proceso abarca la supervisión, control y registro de todos los gastos relacionados con la actividad empresarial, desde compras diarias hasta inversiones estratégicas. Su objetivo principal es garantizar el uso eficiente y responsable de los recursos financieros, estableciendo políticas y procedimientos para la autorización, presentación de informes y contabilización adecuada.
Para mejorar la eficiencia de estos procesos, recientemente se ha popularizado la gestión de gastos a través de Cloud (nube). En lo que es considerado una evolución natural de las prácticas empresariales, en lugar de depender de software instalado en servidores locales, las compañías ahora recurren a herramientas basadas en la nube. Esto significa que todos los datos y archivos se almacenan de forma remota, permitiendo acceso desde cualquier lugar con conexión a Internet. Hoy, en el siguiente post de Exaccta, te explicamos las principales ventajas e inconvenientes de este nuevo y funcional sistema.
Ventajas de la gestión de gastos en la nube
La principal ventaja, como ya comentamos, es el acceso global y en remoto a tus datos, independientemente de tu ubicación, siempre y cuando tengas conexión a Internet. Esto es algo ideal para empresas con empresarios en remoto o que viajen frecuentemente.
A nivel práctico, el Cloud presenta una mayor flexibilidad en el día a día de las empresas, pues las soluciones que ofrece son escalables según las necesidades de la empresa, eliminando preocupaciones por actualizaciones costosas de hardware o software. Del mismo modo, al permitir que varios usuarios puedan trabajar simultáneamente facilita y mejora la colaboración entre equipos y departamentos dentro de una misma empresa.
Es importante mencionar también que las aplicaciones en la nube se actualizan automáticamente, garantizando el uso de la versión más reciente del software sin esfuerzo adicional y evitando brechas para que entren los cibercriminales. En lo que a seguridad respecta, los errores humanos se ven muy reducidos también con este tipo de aplicaciones, gracias a funcionalidad como la sincronización con tarjetas corporativas para una gestión precisa de los gastos, por ejemplo.
En última instancia, los análisis que se pueden llevar a cabo por el departamento de control de gastos son mucho más profundos y avanzados al existir un control al momento y en tiempo real, lo que permite identifica tendencias, oportunidades de ahorro y áreas de mejora rápidamente, así como asignar de una forma más eficiente recursos y potenciales ahorros a largo plazo.
Desventajas de la gestión de gastos en la nube
Pero no todo son ventajas en la gestión de gastos en la nube y existen algunos inconvenientes menores que se deberán tener en cuenta a la hora de implementar este tipo de softwares. El más evidente de ellos es la dependencia a la conectividad, pues al tratarse de una herramienta online requiere de una conexión a Internet constante para acceder a la plataforma, y si se tiene una conexión inestable se puede dificultar el registro de gastos y acceso a la información.
Adicionalmente, requiere no solo de una inversión inicial, sino de una serie de costes recurrentes, ya que aunque se elimine la inversión inicial en hardware y software, conlleva tarifas de suscripción. Así mismo, también se deberá invertir en formación para que los empleados conozcan su funcionamiento y puedan sacarle el máximo rendimiento.
Aún así, y pese a las posibles desventajas, la gestión de gastos en la nube ha demostrado ser una solución eficaz y versátil para empresas modernas. El avance hacia la gestión de gastos en la nube representa un salto cualitativo en la eficiencia y control financiero de las empresas.
En el caso concreto de Exaccta, con nuestra solución de gestión de gastos en la nube las empresas pueden experimentar una transformación digital integral en la forma en que manejan sus gastos empresariales. Desde la captura de recibos hasta la generación de informes detallados, ofrecemos una plataforma completa y segura que se adapta a las necesidades específicas de cada empresa. ¡Descubre la revolución de la gestión de gastos cloud con Exaccta!